Succesvolle bedrijven verliezen geen tijd aan het aannemen van nieuw talent. Zij hebben de workflow geautomatiseerd om contracten snel, veilig en efficiënt af te handelen. Daardoor blijft er tijd over om talent te ontwikkelen en vast te houden. Juist in deze tijd van personeelskrapte is alert optreden belangrijk; nieuw talent heeft veel mogelijkheden om uit te kiezen.
Met het opstellen en beheren van een arbeidscontract kan veel tijd verloren gaan. Je loopt het risico een potentieel talent te verliezen, nog voor hij goed en wel is ingewerkt. Het liefst vermijd je de standaard procedure met papieren documenten en vele autorisaties. Stukken worden heen en weer ge-emaild, afgedrukt, gescand of nog per post verstuurd. Dan is er nog telefonisch contact nodig om de status te volgen. En wat is precies de laatste, definitieve versie van het document? Hoe vaak komt het niet voor dat je je overvolle mailbox moet doorpluizen om het juiste document te vinden? Al die rompslomp zorgt voor onnodige vertraging. Dat kan veel sneller.
Versnel je workflow
Er zijn praktijkvoorbeelden van werkgevers die hun contractprocessen van 3 weken naar 1 dag terugbrachten.
Bijna een derde van alle beroepen heeft te maken met een tekort aan personeel. Volgens het CBS was de arbeidsmarkt in 2021 ongekend krap; het aantal onvervulde vacatures overtrof voor het eerst het aantal werklozen. De krapte is in 2022 zelfs toegenomen bij ‘ruime beroepen’. Dat zijn beroepen waarvoor eerder nog relatief makkelijk mensen te vinden waren. Slaagt een werkgever er toch in een geschikte kandidaat te vinden, dan is het zaak hem of haar snel aan het bedrijf te binden. Een te langdurig en onduidelijk contractproces kan werknemers en klanten frustreren. Slimme werkgevers verbeteren hun workflow met geautomatiseerd contractbeheer. Dat wordt Contract Lifecycle Management (CLM) genoemd; een onmisbare tool om arbeidscontracten snel, eenvoudig en efficiënt af te handelen. Zo kun je met DocuSign op een snelle en betrouwbare manier formulieren uploaden, invullen, ondertekenen en verzenden, volledig digitaal en vanaf elk gewenst apparaat. Dat ondersteunt HR-afdelingen en recruiters die tijd en papier willen besparen, maar vooral de struikelblokken in het contractproces willen wegnemen. Door met cloudoplossingen te werken kan de werknemer die je hebt aangenomen, sneller beginnen. En houd je tijd over om hem te begeleiden en mogelijkheden tot ontplooiing te bieden.
Efficiënte aanmaak en beheer
DocuSign CLM werkt volgens een helder, geautomatiseerd stappenplan. Als er een contract moet worden opgesteld, kan de aanvrager de belangrijkste punten snel invoeren in een template. Dat kan een transactie-omgeving zijn voor de uitwisseling van contracten, documenten en juridische bijvoegsels. Het arbeidscontract wordt automatisch gegenereerd met de juiste clausules op basis van ingevoerde en opgehaalde gegevens. Vervolgens verstuurt de werkgever het contract met een muisklik maar de mensen die er autorisatie voor moeten geven. Handtekeningen worden elektronisch ingevoerd en zijn wettelijk bindend, net als op papier. Het programma geeft aan wie wanneer aan de beurt is in de opvolging van beoordeling en accordering. Is het contract ook door de sollicitant ondertekend, dan wordt dit document veilig opgeslagen op een doorzoekbare, gecentraliseerde plek waar de geautoriseerde gebruikers makkelijk bij kunnen. Ook het juridische team kan verplichtingen gemakkelijk bijhouden, waardoor aansprakelijkheidsrisico’s minimaal zullen zijn. Er zijn praktijkvoorbeelden van werkgevers die hun contractprocessen van 3 weken naar 1 dag terugbrachten.
Stimuleren van menselijk kapitaal
Deze workflow vereist geen omslachtige implementatie, want DocuSign CLM maakt rechtstreeks verbinding met CRM-platforms zoals Salesforce, Ariba of Microsoft Dynamics. Vrijwel alle contracten zijn te maken en te beheren, zoals arbeidsovereenkomsten, lease-contracten, geheimhoudingsverklaringen en werkomschrijvingen. Relevant zijn ook onboarding-contracten voor nieuwe medewerkers.
Omdat de eerste drie maanden bepalend zijn voor het wel of niet aanblijven van nieuwe medewerkers, is het cruciaal om ervoor te zorgen dat zij snel worden ingewerkt, zich thuisvoelen in hun functie en het gevoel hebben deel uit te maken van een team. Is de rol van de nieuwe medewerker snel en duidelijk bepaald, dan zal hij sneller ‘on board’ zijn en niet voortijdig afhaken. Zo kun je nieuwe krachten prikkelen en aan je bedrijf binden, enkel door je workflow slim te automatiseren. Bovendien geeft een snel en eenvoudig contractproces een positieve eerste indruk van de werkgever.
Alles op één plek
Met DocuSign CLM kunnen alle betrokkenen eenvoudig samenwerken en contracten beheren op één plek. Wie daarvoor geautoriseerd is kan documenten bewerken, punten toevoegen, taken toewijzen en wijzigingen bijhouden. De doorlooptijd van contracten wordt aanzienlijk verkort door digitale ondertekening. Doordat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan vervelende administratieve rompslomp zullen zij tijd overhouden voor taken die meer voldoening geven. Dat is een vruchtbare bodem voor een betere dienstverlening en een hogere productie!
Meer weten? Ga snel naar www.docusign.nl
