Stijgende kosten dwingen ondernemers om efficiënter te werken. Wil je nog een interessante winstmarge overhouden, dan is het een goed idee om je bedrijfsvoering aan te passen. Dat kan door je backoffice te digitaliseren met DocuSign. Hierdoor verkort je de doorlooptijd van administratieve processen, worden contracten sneller ondertekend en zijn transacties sneller afgerond. Zo blijft de cashflow stromen, terwijl je je medewerkers flexibeler kunt inzetten.
In vergelijking met papieren contracten bespaar je gemiddeld 33 euro per document
Meer dan de helft van de Nederlandse bedrijven verwacht dat betalingsachterstanden dit jaar toenemen. Bekende oorzaken zijn de gestegen prijzen voor grondstoffen en vertragingen in de toeleveringsketen, maar ondernemers hebben ook last van de inflatie en van de forse energieprijzen van gas en stroom. Deze kostenstijgingen zijn maar beperkt aan klanten door te berekenen. Met name kleinere bedrijven kunnen zich dat niet permitteren. Bovendien willen ze de goodwill van de klant niet verliezen. Deze situatie vraagt om een creatieve en flexibele bedrijfsvoering. Focus op het werk dat ertoe doet en verkort je administratieve processen. Stap over van het omslachtige papierwerk naar workflows in de cloud. Dat levert tijdwinst op, perspectief op omzet en zelfs een betere klantervaring.
Integratie met CRM
Slimme werkgevers hebben hun workflow al geautomatiseerd. Deze aanpak betaalt zich uit, zeker nu bedrijven scherp aan de wind moeten zeilen. In het reguliere administratieve proces gaat te veel tijd verloren aan onnodige handelingen, miscommunicatie of handmatige fouten. DocuSign is ontwikkeld om de levenscyclus van documenten te versnellen binnen een betrouwbaar, veilig en overzichtelijk cloudplatform. Je kunt ermee formulieren uploaden, invullen, ondertekenen en verzenden, volledig digitaal en vanaf elk gewenst apparaat. Ook kun je rechtstreeks vanuit je eigen CRM werken. DocuSign maakt eenvoudig verbinding met Salesforce, Ariba, Oracle, Microsoft Dynamics en andere omgevingen. Log in en je hebt direct inzicht in de status van overeenkomsten en waar deze zich in het ondertekenproces bevinden. Maar liefst 80 procent van de contracten die met een elektronische handtekening zijn ondertekend, worden binnen één dag voltooid. In vergelijking met papieren contracten bespaar je gemiddeld 33 euro per document.
Zo werkt het
Als er een contract moet worden opgesteld, kan de aanvrager in DocuSign een sjabloon aanklikken. In zo’n sjabloon zijn de standaard bepalingen en voorwaarden al opgenomen, zodat je flink wat tijd bespaart. Er zijn meer dan 100 vooraf geconfigureerde workflowstappen om contracten te genereren, te controleren, goed te keuren, ter ondertekening te verzenden, op te slaan en te analyseren. Omdat de opgeslagen klantinformatie automatisch wordt opgehaald, hoef je nog maar enkele relevante gegevens in te voeren. Vervolgens verstuur je het contract met een muisklik naar de mensen die het moeten autoriseren. Handtekeningen worden elektronisch ingevoerd en zijn wettelijk bindend, net als op papier. Het programma geeft zelf aan wie wanneer aan de beurt is; de geautoriseerde krijgt hiervoor een melding. Na afloop wordt het document veilig opgeslagen op een doorzoekbare, gecentraliseerde plek waar de gebruikers na verificatie bij kunnen. Door het standaardiseren van documentinformatie en de eenduidige navigatie worden transacties veel eerder afgerond en zul je de responspercentages verhogen. Gemiddeld verkort je de verwerkingstijd van overeenkomsten met 83 procent.
Maak je organisatie wendbaar
De winst is klip en klaar. Met DocuSign verkort je de doorlooptijd van overeenkomsten tot gemiddeld 4 uur. Dat is razendsnel. In reguliere workflows moet je weken, soms zelfs maanden wachten voordat iedereen akkoord is en het papierwerk eindelijk is afgehandeld. En ondertussen lopen de personeelskosten door, moeten er facturen betaald worden en zijn er onvoldoende liquide middelen voorradig om aan betalingsverplichtingen te voldoen. Zaken gaan snel en klanten verwachten gemak. Tegelijkertijd wil je besparen op je uitgaven om de stijgende kosten het hoofd te kunnen bieden. Als je het afsluiten van contracten simpel maakt, maak je je eigen organisatie wendbaar én geef je klanten de flexibiliteit die ze wensen. Doelmatig werken geeft ruimte aan de kwaliteit van je output. Er komt bijvoorbeeld tijd vrij voor relatiemanagement. Daardoor kun je investeren in een betere klantervaring, die meestal wordt beloond met loyaliteit aan je dienstverlening. Bovendien blijf je de concurrentie voor. En je onderneming blijft stabiel op koers.
Meer weten? Jouw digitale transitie begint hier.
