Met het digitaliseren van workflows worden ook handtekeningen elektronisch gezet. Of zo’n digitale krabbel ook veiliger is, hangt af van je documentmanagement. DocuSign is de snelste en veiligste manier om documenten te verzenden, ondertekenen en goedkeuren.
Stabiele workflows in de cloud
De meeste bedrijven zitten middenin de digitale transformatie. In het jaar 2020 nam het gebruik van de cloud toe met ruim 700 procent, becijferde Microsoft. Uit een enquête van Gartner blijkt dat bijna driekwart van de CFO’s van plan is werknemers permanent op afstand te laten werken. Toch zijn over veiligheid de meningen nog verdeeld. Handgeschreven ondertekeningen zijn niet zo moeilijk te kopiëren of vervalsen, maar werken in de cloud is ook niet vrij van risico’s. Hoe kun je erop vertrouwen dat belangrijke documenten bij thuiswerkers in veilige handen zijn?
Alles op één plek
Met DocuSign kun je alle overeenkomsten in één overzichtelijk cloudplatform voorbereiden, ondertekenen en beheren. Daardoor verloopt het autorisatieproces sneller, voorkom je miscommunicatie en verklein je de doorlooptijd van overeenkomsten. Geen vertraging meer door stukken die onderop de stapel zijn beland. Of omdat mensen op elkaar zitten te wachten. Geen onnodige fouten bij de handmatige invoer in een offerteprogramma. Ook het doorspitten van je mailbox op zoek naar dat ene mailtje is verleden tijd. Elektronische handtekeningen in DocuSign eSignature zijn juridisch bindend en algemeen aanvaard voor zakelijke transacties. Je kunt heel eenvoudig documenten uploaden en aangeven wie wat moet ondertekenen. Als het document door iedereen beoordeeld is en ondertekend, wordt het veilig opgeslagen op een doorzoekbaar, centraal platform waar je na verificatie makkelijk bij kunt.
Elektronisch bewijs
Of je nu op kantoor werkt of thuis, DocuSign is zo robuust beveiligd dat manipulaties nauwelijks mogelijk zijn. DocuSign hanteert de strengste beveiligingsnormen ter wereld. In tegenstelling tot met pen gezette handtekeningen zijn e-handtekeningen gekoppeld aan een elektronisch gegevensdossier. Dit dossier dient als audittrail en bewijs van de transactie. De audittrail maakt de historie van de inzichtelijk, bijvoorbeeld wanneer het document werd geopend, bekeken of ondertekend. Afhankelijk van de aanbieder toont het dossier ook de locatie waar het document werd ondertekend. Als een van de ondertekenaars zijn handtekening betwist, of als er onduidelijkheid is over de transactie, kan deze audittrail worden geraadpleegd om eventuele vraagtekens weg te nemen. De status van het accorderingsproces is real-time en dus altijd up-to-date. Via het dashboard kunnen gebruikers de status en planning overal en altijd bekijken. Zo is in één oogopslag te zien waar het document zich bevindt in het ondertekeningsproces. Door het verkorten van die inhoudelijke afstemmingstrajecten kunnen deals eerder beklonken worden. Dat is niet alleen efficiënter maar biedt ook zekerheid bij het zakendoen!
Meer weten? Bezoek het DocuSign Trust Center
